Taksin kätevin työkalu

Ihan ensimmäiseksi lataa Elsteri-appi sovelluskaupastasi. Sen jälkeen rekisteröidy käyttäjäksi osoitteessa https://elsteri.versoft.fi. Jos olet luvanhaltija, eli sinulla on taksilupa, niin valitse “yrittäjä”, ja jos olet “vain” kuljettaja, eli ajat jollekin luvanhaltijalle, valitse “kuljettaja”.

Anna tarvittavat tiedot kerralla oikein. Jos sinulla on taksilupa ja ajat autoa itse, niin valitse “yrittäjä”, kaikilla tunnuksilla voi ajaa ajoja.

Saat pian sähköpostia Elsteristä, ja sinun pitää vielä aktivoida käyttäjätunnuksesi ja määrittää salasana itsellesi. Kun olet sen tehnyt, voit kirjautua tunnuksillasi Elsteri-appiin ja web-portaaliin.

Huomaa, että Elsteri-tunnukset ovat aina henkilökohtaisia. Kuljettaja voi myös ajaa usealle yritykselle samoilla tunnuksilla. Luvanhaltijatunnuksilla voi luonnollisesti myös ajaa ajoja.

JOS OLET LUVANHALTIJA

Kirjaudu web-portaaliin. Portaali on suomeksi ja englanniksi ja voit valita kielen ylhäältä.

Luvanhaltijan tulee ensin lisätä autoja yritykselle. Lisää autoja niin paljon kuin haluat, myös vara-autot. Autot tulevat valittaviksi Elsteri-apissa.

Seuraavaksi lisää maksutapoja. Listalla on muutama pakollinen valmiina, jotka tulevat lainsäädännöstä. Jos haluat, voi lisätä muita maksutapoja tarpeesi mukaan. Ne ovat aina maksutapakoodilla “99” ja kuvauskentän saat itse päättää. Anna enkunkielinen nimi myös, jos haluat. Maksutapavalikoima näkyy Elsteri-apissa ja siitä listasta valitaan sopiva aina jokaiselle keikalle.

Viimeisenä ja tärkeimpänä asiana, kutsu kuljettajia ajamaan yrityksellesi. Pyydä kuljettajia luomaan tili Elsteriin. Pyydä kuljettajalta sähköpostiosoite, jolla kuljettaja on reksiteröitynyt Elsteriin. Lähetä Elsterin webistä kutsu tähän osoitteeseen. Kuljettaja saa sähköpostin ja menee omilla tunnuksillaan Elsterin webiin ja hyväksyy kutsun. Nyt kuljettaja voi Elsteri-apissa valita, että ajaa sinun yritykselle, ja valittavaksi tulee sinun autosi ja sinun luomat maksutavat, ja keikat tallentuvat sinun yrityksen alle.

JOS OLET KULJETTAJA

Et voi ajaa keikkoja kenellekään, ellei sinua ole kutsuttu johonkin firmaan ajamaan. Kutsun tekee aina yritys ja yrityksen pääkäyttäjä.

Ensin sinun pitää rekisteröityä ja aktivoida tilisi. Sen jälkeen toimita rekisteröitymisessä käyttämäsi sähköpostiosoite kutsujalle. Kutsuja lähettää kutsun Elsteristä sinulle, ja saat siitä ilmoituksen sähköpostiin.

Sen jälkeen kirjaudu tunnuksillasi Elsterin nettiportaaliin ja ruudun yläreunassa näkyy sinulle tulleet kutsut. Klikkaa kutsu auki ja hyväksy kutsu (tai hylkää, jos se on aiheeton).

Nyt voit kirjautua Elsterin appiin ja valita listasta yrityksen, johon sinut on liitetty, ja yrityksen takaa tulee myös yrityksen autolista valittavaksi.

Muista, että jos yrityksen tietoihin on tehty muutoksia, niin ne päivittyvät vasta kun appi on sammutettu ja käynnistetty uudestaan.

ELSTERI-APIN KÄYTTÖ

Kirjaudu Elsteri-Appiin. Elsteri muistaa kirjautumisesi kyllä. Valitse firma, jolle ajat ja valitse auto, jolla ajat.

Seuraavassa ruudussa aloita ajo, ja matkan sekä ajan mittaus alkaa.

Kun keikka on ohi, lopeta ajo. Viimeistään tässä vaiheessa anna keikalle hinta- ja maksutapatiedot. Anna lisäksi kommentti ajon tarkoituksesta, tämä ei kuitenkaan ole pakollinen.

Lopeta ajo pitämällä LOPETA-nappi pohjassa sekunnin verran. Keikan tiedot tallennetaan Elsteriin, ja homma on valmis.

Näin kerättiin kaikki uuden lain vaatimat tiedot keikalle lain vaatimassa muodossa. Pääset katsomaan omia ajojasi Elsterin webiportaalissa. Yrityskäyttäjä näkee tietysti kaikki oman yrityksensä ajot.

ELSTERI-WEBIN KÄYTTÖ

Elsteri webiportaalissa Yritys hallitsee omia tietojaan ja voi ottaa kyytiraportteja. Raportteja otetaan yksinkertaisesti aikaväliltä ja niitä voi helposti tulostaa esimerkiksi viranomaistarkastuksia varten.

Yritys näkee kaikki yrityksensä ajot kuljettajasta riippumatta ja kuljettaja näkee kaikki omat ajonsa yrityksestä riippumatta.

Raporteissa ei oletuksena näy kuljettajien henkilötunnuksia, mutta saat ne viranomaisraportteja varten erityisellä salausavaimella, joka lähetettiin sinulle rekisteröitymisen yhteydessä.

TÄRKEÄÄ!

Kun ajo on päätetty Elsterissä, sitä ei voi muuttaa. Ole siis tarkkana, että käytät Elsteriä oikein, sillä vastuu raporttien oikeellisuudesta on sinulla.

Jos kilometrit tai aika on keikalla jostain syystä väärin (esim akku loppuu puhelimesta), niin voit kommentoida sen keikan tietoihin jälkeenpäin.

Lue lisää yksityiskohtaisemmin alempaa. :)

Elsteri on kätevä ja helppokäyttöinen sovellus, jolla saat tallennettua uuden lain vaatimat tiedot kaikista taksimatkoistasi. Käytännössä aloitat Elesterissä ajon ja sovellus mittaa sille matkan ja ajan sekä ottaa talteen ajankohdat. Ennen matkan päättymistä kirjaat keikalle vielä maksutavan ja hinnan. Kaikki tiedot tallentuvat Elsterin tietokantaan, ja voit koska tahansa ottaa tarvittavat raportit kyydeistäsi. Lain vaatimista tiedoista voit lukea tarkemmin täältä: https://www.traficom.fi/fi/taksi2021

Elsteri sopii niin pienille yksinyrittäjille kuin isoille taksiyhtiöille. Elsteriä käytetään kuljettajan omassa puhelimessa, ja kuljettaja voi ajaa keikkoja usealle yritykselle ja valita minkä tahansa yrityksen autoista – nämä tiedot valitaan ennen keikan alkua ja sen jälkeen kaikki on automaattista.

1.9.2021 voimaan tulleen lain mukaan kaikki taksilla ajetut keikat pitää tallentaa johonkin kolmannen osapuolen järjestelmään reaaliajassa eikä niitä saa jälkeenpäin pystyä muuttamaan. Elsteri vastaa juuri tähän tarpeeseen. Elsteri tallentaa kaikki taksikyydit automaattisesti tarvittavine tietoineen. Raportit saat otettua tarvittaessa helposti webistä. Elsteri kerää automaattisesti kaikki tiedot, mitä laki vaatii ja raportit saadaan otettua lain vaatimassa muodossa.

Elsteri ei ole taksamittari. Elsteri tallentaa vain tiedot keikastasi. Mittariajoihin tarvitset hyväksytyn taksamittarin. Elsteri on tehty eritoten sopimusajojen tallennukseen. Elsteri mittaa ajetun matkan ja ajan, mutta hinnan syötät itse sen mukaan, mitä olet asiakkaan kanssa sopinut.

Oma valinta! Jos syötät kaikki keikat mittariisi, niin et varmaankaan tarvitse Elsteriä – edellyttäen että mittarisi täyttää asiaan liittyvät lakipykälät. Voit myös ajaa mittariajot mittarilla ja syöttää muut ajot Elsteriin, se on ihan OK. Lopulta kyse on siitä, että viranomaistarkastuksessa sinulla on näyttää kaikki keikkasi tarvittavine tietoineen ja lain edellyttämässä muodossa.

Lue ylempää pikaohjeesta koko prosessi, mutta tässä vähän yksityiskohtaisemmin vielä.

Ensin pitää rekisteröityä Elsterin käyttäjäksi ja ladata Elsteri-appi. Elsteri on saatavan Androidille ja iPhonelle ja se on tarkoitettu käytettäväksi kuljettajan omassa puhelimessa, mutta toki voit hankkia jonkun oman puhelimen autoon tätä varten, jos katsot parhaaksi.

Rekisteröitynyt käyttäjä voi olla kuljettajakäyttäjä tai yrityksen pääkäyttäjä, ja tämä valitaan rekisteröitymisen yhteydessä. Jos et ole luvanhaltija, älä rekisteröidy myöskään sellaiseksi.

Myös yrityksen pääkäyttäjä voi ajaa keikkoja Elsteri-apissa, joten jos olet yksinyrittäjä, niin kaikki hoituu samalla tunnuksella, käyt vain lisäämässä auton yrityksellesi Elsterin webi-portaalissa ja sen jälkeen voit alkaa ajamaan.

Yritys kutsuu kuljettajia ajamaan yritykselle ja kuljettaja hyväksyy kutsut. Näin kuljettajien lisääminen on helppoa ja edellyttää molemminpuolista hyväksyntää.

Yritys pitää yllä yrityksensä tietoja, eli autolistaa ja maksutapavaihtoehtoja ja tietysti kuljettajalistaa. Yritys myös maksaa Elsterin palvelumaksun yrityksen kuljettajamäärän mukaan.

Kun kuljettaja on hyväksynyt kutsun liittyä yritykseen, voidaan keikkoja alkaa ajamaan Elsteri-apilla.

HUOM! Kuljettaja voi ajaa keikkoja vain yrityksille, joihin se hänet on liitetty (kutsuttu ja kutsu hyväksytty). Yrityksellä pitää lisäksi olla joko Elsterin kokeilujakso voimassa tai sopiva palvelu aktiivisena. Muuten kuljettaja ei voi ajaa yritykselle keikkoja.

Kuljettaja valitsee yrityksen autolistasta auton, millä ajaa. Sen jälkeen aloitetaan keikka, ja matkan sekä ajan mittaus alkaa. Viimeistään keikan loputtua kuljettajan pitää syöttää keikalle hinta ja maksutapa. Keikalle voi lisäksi halutessaan antaa jonkun kommentin.

Kun keikka päättyy, keikka lopetetaan myös Elsterissä ja tiedot tallennetaan Elsterin tietokantaan ja ne näkyvät välittömästi kyytiraporteissa.

Ei ole. Lain mukaan kyydille pitää tallentaa auton rekisterinumero, jolla keikka on ajettu. Yrityskäyttäjä pitää Elsterin webissä yllä autolistaa ja tämä lista on tarjolla Elsteri-apissa, kun keikka alkaa. Autolista tulee aina siis yrityksen tietojen takaa. Jos autoja lisätää, pitää Elsteri-sovellus käynnistää uudestaan, että tiedot päivittyvät appiin.

Laki vaatii, että keikalle tallennetaan kyydin maksutapa. Laista tulee suoraan seuraavat maksutavat:

• 00 – käteinen
• 01 – maksukortti
• 02 – luottokortti
• 03 – henkilöstöetu
• 99 – muu

Mikä tarkoittaa mitäkin ja koska käytetään mitä, en tiedä, päätä itse ja kysy lainsäätäjiltä. Nuo pitää keikalla olla sille ei Elsteri voi mitään.

Käyttöä helpottamaan voit lisätä Elsterin webissä yrityksellesi muitakin maksutapoja. Lainsäädännön kannalta ne ovat aina koodilla 99, mutta sen jälkeen voit tekstin “muu” tilalle kirjoittaa jotain mitä haluat, esim. koululaiset reitti 2 tai laskutus tms., ihan oma tarpeen mukaan. Tämä helpottaa kyytien erittelyä raporteissa, ne merkataan aina koodilla 99, mutta “muu” sijasta keikalla on parempi selite.

Yritys pitää yllä yrityksensä maksutapoja ja ne näkyvät kaikille yrityksen kuljettajilla, kun kyseinen yritys on valittuna.

Lähtökohtaisesti kyllä. Keikan hinta helpointa ilmoittaa arvonlisäveron kanssa. Toistaiseksi Elsteriin ei merkata arvonlisäverokantaa, sillä sitä ei laissa ole vaadittu. Voit kommenteissa aina antaa lisätietoa keikalle, esimerkiksi alv-kannan.

Yrityksellä voi olla kuinka monta kuljettajaa vaan, mutta Elsterin palvelumaksu riippuu aktiivisten kuljettajien määrästä. Mitä enemmän kuskeja, sitä isompi palvelumaksu. Palvelumaksun maksaa yritys.

Jos kuljettaja lopettaa ajamisen yritykselle, se vapauttaa yhden aktiivisen kuljettajan paikan Elsterissä. Jos sama kuljettaja tulee takaisin ajamaan yritykselle, se vie tällöin kaksi kuljettajapaikkaa, eikä häntä voi lisätä listoille, jos vapaita paikkoja ei ole. Tämä siksi, että vaikka se houkuttelevaa olisi roponen säästää ja kikkailla aktiivisten kuljettajien määrällä, niin se ei ole kuitenkaan reilua meitä kohtaan. Jos palvelu on mielestäsi liian kallis, voit lopettaa palvelun käytön ja käyttää jotain edullisempaa palvelua.

Elsterissä on sisäänrakennetut toiminnot kuskimäärällä kikkailua varten, ja palvelu menee sinulta herkästi kiinni, jos kikkailua havaitaan. Ole meihin yhteydessä, jos sinulla on asiasta kysyttävää.

Elsterissä on palvelumaksu, joka riippuu sinulle ajavien kuljettajien määrästä. Elsterissä ei ole avaus- tai perustusmaksua, eikä sitä varten tarvitse hankkia mitään laitteita tai systeemejä: kuljeetajan appi on ilmainen ja raportit toimivat web-selaimessa. Elsterin palvelu on aina yrityskohtainen, eli liikenneluvan haltija hankkii Elsterin yritykselleen ja maksaa palvelumaksun. Palvelumaksu on halvempi, jos maksat sen vuosittain etukäteen. Voit koska tahansa nostaa palvelupakettia ylöspäin, mutta alaspäin se on mahdollista vain sopimuskauden vaihteessa.

Ota Elsteri käyttöön heti. Voit kokeilla sitä täysin ilmaiseksi kaksi viikkoa. Sen jälkeen voit lopettaa käytön tai jatkaa käyttöä normaalisti hankkimalla itsellesi sopivan palvelun.

Pidä huoli, että omat tietosi (nimi, hetu) menee kerralla oikein. Muuttaminen jälkeenpäin on hankalaa ja ajettuihin keikkoihin mahdotonta. Lopulta sinä vastaat tietojen oikeellisuudesta viranomaisille.

Appi mittaa matkaa ja aikaa tarkasti. Ajanakohdat tulevat keikan lopetuksesta ja aloituksesta, samoin matkan mittaus alkaa kun matka alkaa ja päättyy kun keikka päätetään. Jos keikka jää sinulle vahingossa päälle, niin sitten se jäi. Varaudu selittämään tämä viranomaisille tarkastuksessa, että miksi näin.

Elsteri matkanmittaus on tarkkaa. Jos Elsteri mittaa matkan järjestelmällisesti väärin verrattuna autosi matkamittariin, on todennäköistä, että autosi matkamittari näyttää väärin. Joskus huonosta GPS-signaalista johtuen Elsteri voi mitata matkan väärin. Jos tätä tapahtuu usein, paranna GPS-vastaanotto-olosuhteita tai käytä puhelinta, missä on paremmat paikkatieto-ominaisuudet. Elsteri ei voi juuri tuon paremmin mitata matkaa, kuin se sitä nyt tekee, joten jos mielestäsi Elsteri mittaa jatkuvasti väärin ja autosi mittari näyttää oikein (olet sen tarkasanut esim mittaradalla ja karttapalveluista), niin sitten käytät jotain muuta järjestelmää.

Käytännön reaalimaailman kannalta on todennäköisesti yhdentekevää, onko mittapyörällä mitattu 30km matka mittarissa 32km ja Elsterissä 28km. Voit toki aina mitata keikkasi myös mittapyörällä ja kirjata tuloksen keikan kommenttikenttään. :)

Kaikki kerättävät tiedot tulevat lainsäädännöstä. Tietoja ei käytetä mihinkään muuhun kuin palvelun tuottamiseen.

Kuljettajana olet rekisteröitynyt Elsterin käyttäjäksi ja rekisteröityessä sinun pitää antaa nimesi, sähköpostiosoitteesi ja henkilötunnuksesi, tai jos sinulla ei ole henkilotunnusta, niin syntymäaika. Sähköpostiosoitetta käytetään kirjautumiseen, eli käyttäjän tunnistamiseen järjestelmässä sekä Elsterin viestintään (kuljettajakutsut, tilin aktivoinnit jne.).

Lain mukaan kyydin tietoihin tallennetaan kuljettajan HETU tai syntymäaika. Raportoinnin helpottamiseksi keikan tietoihin tallennetaan myös kuljettajan nimi. HETU/syntymäaika näkyy raporteissa ja portaalissa vain, jos yrityskäyttäjä on antanut raporttia ottaessaan syöttänyt erityisen salausavaimen. Nämä tiedot tallentuvat keikalle, kun kirjautunut käyttäjä tunnistetaan.

Lain mukaan matkan tietoihin tallennetaan yrityksen Y-tunnus. Raportoinnin luettavuuden helpottamiseksi keikalle tallennetaan myös yrityksen nimi. Nämä tiedot on antanut yrityskäyttäjä ja nämä tiedot tallentuvat matkatapahtumiin, kun kuljettaja on valinnut yrityksen, mille hän keikkoja ajaa.

Lain mukaan matkan tietoihin tallennetaan lisäksi ajoneuvo, jolla kyyti on ajettu. Yrityskäyttäjä pitää yllä listaa ajoneuvoista, joilla taksikyytejä ajetaan ja kuljettaja valitsee auton niin ikään Elsteriin kirjauduttuaan. Näin keikalle tallentuu auto, jolla kyyti on ajettu.

Lain mukaan itse keikalle tallennetaan yksilövä koodi, jonka järjestelmä luo automaattisesti. Samoin kyydin aloitus- ja lopetusajankohta tallennetaan ja näiden erotuksesta saadaan matkan kesto.

Lain mukaan matkan pituus tallennetaan keikan tietoihin, ja tätä mitataan, kun keikka on käynnissä. Paikkatietoa ei tällä hetkellä tallenneta, vain matkan pituus.

Lain mukaan matkan tietoihin tallennetaan matkan hinta. Tämän kuljettaja syöttää joko keikan alkaessa tai viimeistään kun keikka lopetetaan. Summa voi muuttaa matkan aikana, mutta se mikä lopetuksessa on hinnaksi merkitty, tallentuu tietokantaan. Laki ei ota kantaa, pitääkö hinnan olla arvonlisveron kanssa vai ilman, joten valinta on lopulta kuljettajan ja miten yritys on kuljettajaa ohjeistanut. Yleisesti kannattaa tallettaa hinnat arvonlisäverollisina, mutta tärkeintä varmasti on, että tietää kumpi hinta on kyseessä, kun raportteja tarkkaillaan. Jatkossa verokannan valinta voi tulla osaksi Elsterin hintatietoja,

Lain mukaan matkan tietoihin tallennetaan myös maksutapa. Lainsäädännöstä tulee seuraavat maksutavat, joissa ensin on yksilövä koodi ja sen perässä selite: 00=käteinen, 01=maksukortti, 02=luottokortti, 03=henkilöetuus, 99=muu. Nämä ovat valittavissa keikalle ja joku näistä pitää valita viimeistään keikan loputtua, eikä sitä voi muuttaa. Mitä valitaan missäkin kohtaa, siihen ei Elsteri ota kantaa, eikä meiltä kannata kysyä.

Edellä mainittujen maksutapojen lisäksi yrityskäyttäjä voi lisätä muita maksutapoja kuljettajan valittavaksi raportoinnin luettavuutta helpottamaan. Nämä maksutavat ovat aina koodilla 99, mutta niiden seliteteksti voi olla paremmin ajoa kuvaavaa, esim “koululaiset reitti 1” tai “ruokakuljetukset” jne. Uusien maksutapojen lisääminen ja käyttö ja maksutapojen oikea valinta on yritysken ja kuljettajan välinen ja vastuulla oleva asia.

Muita tietoja ei lain täyttymiseksi tarvitse kerätä eikä tallentaa. Osana palvelutuotantoa yritykseltä kerätään myös mm. laskutustietoja ja muuta tavallista kaupankäyntiin liityvää tietoa.

Sovellus kerää lisäksi anonyymia analytiikkadataa, eli miten sovellusta käytetään ja tähän liittyy myös epätarkka sijaintitieto (kunnan tarkkuudella). Käyttäjän reaaliaikainen sijaintia ei tällä hetkellä käytetä eikä tallenneta mihinkään, mutta tulevaisuudessa yrityksellä voi olla mahdollisuus nähdä käyttäjät kartalla tai ajetut reitit voidaan tallentaa Elsteriin.

Elsteri-sovellus käyttää matkan mittaamiseen puhelimen paikkatietoa (GPS yms). Tämän vuoksi sovellukselle pitää antaa luvat käyttää puhelimen paikkatietoa, muuten sovellus ei toimi.

Muuta kuin em. tietoja ei puhelimesta tai käyttäjästä kerätä.